Cómo especificar data loggers en una licitación de Mercado Público sin depender de TI

Muchos proyectos de monitoreo de temperatura en el sector público no fracasan en la instalación. Fracasan en las bases. Una licitación que pide "sensores Wi-Fi con plataforma web" termina, meses después, con equipos comprados que TI no autoriza a conectar. Otra que solo pide "termómetro digital con registro" recibe ofertas que no cumplen con la normativa sanitaria. La forma en que se redactan las especificaciones técnicas en Mercado Público define si el sistema funcionará o quedará en una bodega. Esta guía resume qué conviene pedir para que el monitoreo cumpla con su objetivo sin depender de la red institucional.

El error más común: especificar la tecnología en vez del resultado

Las bases técnicas que funcionan describen lo que el sistema debe lograr, no la marca ni el modelo. Además de favorecer la libre competencia, un principio central de las compras públicas, esto evita amarrar el proyecto a una tecnología que después choca con las políticas de TI.

Por ejemplo, en lugar de pedir "data logger Wi-Fi", es más útil pedir que el sistema "transmita sus datos sin conectarse a la red institucional del servicio, mediante red celular, red inalámbrica propia o registro autónomo". Así, la condición crítica queda establecida desde el inicio y los oferentes proponen la solución que mejor la cumple.

Especificaciones técnicas que conviene incluir

1. Medición

• Rango de medición acorde al uso: por ejemplo, de -30 a +70 °C para refrigeradores y congeladores, o rangos más amplios si se incluyen ultracongeladores o procesos de alta temperatura.
• Precisión requerida en el rango de trabajo, como ±0,5 °C o mejor entre 2 y 8 °C.
• Intervalo de registro configurable, por ejemplo de 1 a 15 minutos.
• Sonda con buffer (glicol u otro medio) para refrigeradores de vacunas y medicamentos, cuando corresponda.

2. Conectividad independiente de la red institucional

• Transmisión mediante red celular (4G o superior, con respaldo), red inalámbrica propia del sistema (por ejemplo, radiofrecuencia con receptor dedicado) o registro autónomo descargable por USB.
• Prohibición expresa de requerir conexión al Wi-Fi o a la red cableada del servicio, salvo autorización previa de TI.
• Memoria interna que conserve los datos ante cortes de comunicación y los sincronice automáticamente al reconectarse.

Equipos como el Tempmate®-GM2, que transmite por 4G con respaldo 2G y almacena hasta 50.000 lecturas, o una red de radiofrecuencia con el transceptor RFC1000, ilustran cómo se cumple este requisito.

3. Alarmas

• Alarmas configurables por umbral alto y bajo, con retardo ajustable para evitar falsas alertas por aperturas de puerta.
• Notificación por al menos dos canales, como correo electrónico y mensaje de texto o aplicación móvil.
• Indicación local (pantalla o señal visual) cuando corresponda.

4. Energía

• Batería de respaldo que mantenga el registro y, si aplica, la transmisión durante cortes de energía, con una autonomía mínima definida en horas o días.

5. Calibración y cumplimiento

• Certificado de calibración trazable, idealmente emitido por un laboratorio acreditado bajo ISO/IEC 17025, con puntos de calibración dentro del rango de uso.
• Cumplimiento de la norma EN 12830 para registradores de temperatura de productos refrigerados, cuando aplique.
• Servicio de recalibración periódica disponible en Chile.

Registradores como el Tempmate®-M2, que cumple EN 12830, o el VTMS, con certificado ISO 17025 opcional, muestran cómo se acreditan estos requisitos.

6. Software, informes y datos

• Generación de informes en PDF sin necesidad de instalar software en los computadores del servicio, o con software que TI pueda aprobar.
• Exportación de datos en formatos abiertos (CSV o similar).
• Plazo mínimo de conservación de los registros y garantía de que los datos pertenecen a la institución.
• Control de acceso por usuario y registro de cambios.

7. Servicio

• Instalación, capacitación al personal y soporte técnico local.
• Garantía y plazo de reposición de equipos defectuosos.

Criterios de evaluación que ayudan a elegir bien

Además del precio, conviene asignar puntaje a los aspectos que determinan si el sistema funcionará en la práctica:

• Independencia de la red institucional, verificable en la ficha técnica.
• Calidad de la calibración: laboratorio acreditado y puntos de calibración.
• Soporte local y plazos de respuesta.
• Costo total a varios años, incluidos planes de datos, suscripciones a plataformas y recalibraciones, no solo el precio del equipo.

Involucra a TI antes de publicar, no después

Aunque el sistema no use la red institucional, es recomendable compartir las bases técnicas con TI antes de publicarlas. Así se confirma que la solución exigida es compatible con sus políticas y se evita que el proyecto se detenga una vez adjudicado. Un correo con su visto bueno es un respaldo valioso para el proceso.

Preguntas Frecuentes

¿Se puede pedir una marca específica de data logger en una licitación pública?

En general, las bases deben describir requisitos técnicos y funcionales, no marcas, para resguardar la libre competencia. Si se menciona una marca como referencia, se suele agregar "o equivalente". Lo más efectivo es especificar el resultado que se necesita.

¿Cómo se exige que los data loggers no usen la red del servicio?

Incluyendo en las bases que el sistema debe transmitir por red celular, por una red inalámbrica propia o mediante registro autónomo, y que no requiera conexión al Wi-Fi ni a la red cableada institucional, salvo autorización previa de TI.

¿Qué certificado de calibración conviene pedir?

Un certificado de calibración trazable, idealmente emitido por un laboratorio acreditado bajo ISO/IEC 17025, con puntos de calibración dentro del rango en que se usará el equipo, por ejemplo entre 2 y 8 °C.

¿Por qué evaluar el costo total y no solo el precio del equipo?

Porque algunos sistemas requieren planes de datos, suscripciones a plataformas o recalibraciones anuales. Comparar el costo a varios años evita adjudicar una solución barata al inicio que resulta más cara de mantener.

¿Debo consultar a TI si el sistema no usará la red institucional?

Sí, es recomendable. Compartir las bases técnicas antes de publicarlas confirma que la solución es compatible con las políticas de TI y evita que el proyecto se detenga después de la adjudicación.

¿Estás preparando una licitación para monitorear temperaturas en tu institución? En BlueData podemos orientarte sobre las especificaciones técnicas que conviene considerar. Contáctanos o escríbenos a ventas@bluedata.cl.